IA generativa para empleados públicos: herramientas, riesgos y buenas prácticas

El uso de la inteligencia artificial generativa (IAG) ha llegado a la administración local, pero no todas las entidades públicas avanzan al mismo ritmo ni con los mismos criterios.

Para reducir esa brecha, la Junta de Castilla y León —en el marco del proyecto transfronterizo IBERUS Smart Comunidad Digital— ha publicado una guía práctica dirigida a empleados públicos locales.

Se trata de un documento que combina orientación técnica, recomendaciones éticas y ejemplos de uso aplicados a tareas reales de un ayuntamiento.

La guía, elaborada con revisión humana y apoyo puntual de IA durante su proceso de creación, pretende ofrecer un marco común para quienes ya trabajan con estas herramientas y para quienes necesitan un punto de entrada claro y seguro. El documento también advierte que la IAG evoluciona rápido y, por tanto, las referencias deben revisarse periódicamente para evitar obsolescencia.

Qué es la inteligencia artificial generativa y por qué importa

La guía arranca aclarando conceptos que muchas veces se dan por sabidos. Define la IAG como una rama de la IA capaz de crear contenido nuevo —texto, imágenes, vídeo, audio o código— a partir de patrones aprendidos durante su entrenamiento. Para explicarlo, utiliza un símil accesible: igual que un artista aprende observando miles de obras, un modelo generativo aprende analizando grandes volúmenes de datos para producir resultados originales con cierto grado de creatividad .

El documento dedica varias páginas a explicar cómo funcionan los modelos basados en transformers y redes neuronales profundas, por qué dependen de los datos con los que se entrenan y qué papel juega el prompt en la calidad de las respuestas. También insiste en un elemento clave: la IAG no “entiende” el contenido, sino que predice lo que resulta estadísticamente probable. De ahí que puedan producirse errores o las conocidas “alucinaciones”, otro de los puntos que la guía aborda sin ambages.

Marco legal y uso ético: el corazón de la guía

Uno de los apartados más relevantes es el dedicado al marco normativo. La guía recuerda la obligación de cumplir el Reglamento Europeo de IA (Reglamento UE 2024/1689), que clasifica los sistemas según su nivel de riesgo y exige supervisión humana en los usos más sensibles (art. 14) .

A ello se suma el RGPD, que limita el tratamiento de datos personales y exige transparencia, proporcionalidad y seguridad. La guía es explícita: no deben introdu­cirse en herramientas de IA datos personales, expedientes confidenciales ni información sensible. O bien se anonimizan, o no se usan en absoluto.

También se advierte sobre los sesgos: de género, raciales, de confirmación o de representatividad. El documento recuerda al empleado público que no puede delegar decisiones ni validaciones críticas en la IA; su papel es interpretar, contrastar y corregir.

Este enfoque ético se resume en una idea transversal: la IA generativa es un apoyo, no un sustituto del criterio profesional.

El ecosistema de herramientas: qué puede usar un empleado público

La guía ofrece un inventario detallado y actualizado de herramientas de IAG, agrupadas en seis bloques principales:

1. Herramientas multipropósito

Incluye ChatGPT, Copilot, Gemini y Claude. Todas permiten redactar textos, resumir documentación, generar imágenes o asistir en la programación, pero cada una destaca en áreas distintas:

• Copilot: su fortaleza es la integración con Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
• Gemini: se integra con el ecosistema Google (Docs, Gmail, Drive, YouTube).
• Claude: prioriza la seguridad y la reducción de sesgos, útil en tareas administrativas delicadas.
• ChatGPT: combina generación de texto con producción de imágenes (DALL·E) y vídeo (Sora).

2. Herramientas para análisis documental

La guía destaca NotebookLM, capaz de procesar PDFs, textos y vídeos de YouTube para generar resúmenes, comparativas o respuestas basadas exclusivamente en la documentación cargada por el usuario.

También menciona funciones de análisis incorporadas en Copilot y ChatGPT, útiles para organizar expedientes, sintetizar información y detectar inconsistencias.

3. Generación de imágenes

Herramientas como Midjourney, Adobe Firefly, Leonardo AI o las funciones de imagen de Gemini y ChatGPT permiten producir cartelería, ilustraciones institucionales, infografías o visualizaciones urbanísticas sin depender de diseño profesional.

4. Creación de contenido multimedia

Soluciones como Napkin AI, Gamma o Canva facilitan la elaboración de presentaciones, infografías y materiales formativos sin conocimientos avanzados de diseño.

5. Contenido audiovisual y voz sintética

Desde Lumen5 (texto a vídeo) hasta Synthesia (avatares virtuales), RunwayML (edición avanzada) o ElevenLabs (locuciones naturales). El objetivo: democratizar la producción audiovisual sin aumentar costes.

6. Buscadores basados en IA

La guía analiza Perplexity —que aporta respuestas verificadas y citas— y Grok, integrado con X/Twitter y con capacidad de generar imágenes para ilustrar conceptos.

Ejemplos prácticos: el valor real de la IA en tareas municipales

Uno de los aciertos del documento es aterrizar la teoría en cuatro casos prácticos muy reconocibles en la administración local:

1. Elaboración de un informe administrativo

Desde la búsqueda normativa (Perplexity), el análisis de documentos (NotebookLM) y la redacción del borrador (ChatGPT o Copilot), hasta la maquetación final. La guía propone un flujo de trabajo completo.

2. Creación de un vídeo turístico

El proceso combina herramientas para guion, imágenes, locución y edición final, mostrando paso a paso cómo un técnico municipal puede producir un vídeo profesional sin contratar servicios externos.

3. Visualización de datos para la toma de decisiones

El ejemplo parte de datos de transporte público y enseña cómo Gemini en Sheets puede detectar correlaciones, generar gráficos y elaborar informes automatizados que después se convierten en infografías o presentaciones.

4. Redacción automática de un acta de reunión

Copilot en Teams transcribe y resume; Word lo convierte en acta formal; Outlook genera el correo final. Un ejemplo útil para servicios técnicos y equipos directivos.

Estos casos no son teóricos: están planteados como procedimientos operativos que cualquier empleado público puede replicar.

Una guía para avanzar con cautela y criterio

La publicación defiende que la IA generativa puede mejorar la eficiencia, liberar tiempo para tareas de mayor valor y ayudar a producir documentación clara y accesible, pero siempre bajo tres premisas:

1. Formación continua.
2. Supervisión humana sistemática.
3. Cumplimiento estricto de la normativa y la ética pública.

Como señala el documento, la IAG será útil en la administración local en la medida en que se utilice con rigor profesional, transparencia y responsabilidad, y no como un atajo para generar contenido sin criterio o sin revisar.

Consulta el documento completo:

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